לאחר ימי הכנה ארוכים ופעילות לוגיסטית ענפה, הושלמה ההיערכות לקליטת האלפים המגיעים מכל קצוות תבל לעשות את חג מתן תורה ויום הילולת הבעל שם טוב זי"ע במעז'יבוז.

למעלה מ-1,500 חסידים ואנשי מעשה כבר הגיעו לשהות בערש החסידות מעז'יבוז, מקום מנוחתו של מרנא ורבנא אור שבעת הימים הבעל שם טוב לרגל חג מתן תורה, יומא דהילולא.

באגודת "אהלי צדיקים" בראשות הרב ישראל מאיר גבאי המפעילה את המקום כל השנה, נערכו מבעוד מועד לקליטת ההמונים המגיעים ב-17 טיסות מרחבי העולם. 6 טון מוצרי מזון בכשרות מהודרת שונעו בשבועות האחרונים, טבחים וחומרי גלם הובאו למקום על מנת לקבל את ההמונים בצורה מיטבית לקראת יום ההילולא. למעלה מ-6,500 מנות משובחות הוכנו עבור 4 סעודות החג שייערכו במקום ברוב פאר והדר.

בנוסף על מלון 'הולינס' המפואר וחדרי האירוח הרבים, הקימה האגודה 10 מתחמי לינה מיוחדים עם למעלה מ-1,500 מיטות, היות וצר המקום מלהכיל את ההמונים המבקשים לשהות בצל הקודש. כמו"כ הוקמו מבנים של שירותים מיוחדים במקום לרווחת העולים, כשהצוותות הפועלים בשטח עושים את ההכנות האחרונות לקבלת העולים מז'יבוז'.

תפילות החג ייערכו ברב עם בבתי הכנסת שבעיירה – בית הכנסת של האגודה בקרית הבעש"ט, בית מדרשו של הבעש"ט ששוחזר במדויק על ידי אגודת אהלי צדיקים לפני למעלה מ-15 שנה ובבית הכנסת של ה"אוהב ישראל" מאפטא שטמון אף הוא באוהל הבעש"ט במעזיבוז. כמו כן סודר בהשקעת ענק עירוב מהודר, הכולל את מתחמי האירוח והכנסת האורחים לעבר בית המדרש העתיק של הבעש"ט.

יו"ר אהלי צדיקים הרב ישראל מאיר גבאי מציין בסיפוק: "כמידי שנה נערכנו מבעוד מועד לקבלת ההמונים לקראת יום ההילולא – ימי חג השבועות בצילו של אור שבעת הימים הבעש"ט זי"ע. האגודה על כל אגפיה ועובדיה פעלה מסביב לשעון על מנת לספק לעולים לציון את צרכיהם באש"ל מלא".